コミュニティイベント運営飲食手配の教訓メモ

イベント運営における飲食手配は細かいところまで気を配ることが成功の鍵。特に、事前確認と予備の準備を怠らないことが重要です。失敗から学んだポイントをメモとしてまとめました。

エンジニアコミュニティのイベントでの飲食手配…正直、やらかした経験もあるからこそ、しっかり反省してメモを残しておきます。特に20人以上の規模になると、小さなミスが後々大きなトラブルにつながることも。ここでは、飲食手配をする際に気をつけるべきポイントを、反省の意味を込めてまとめました。

1. 飲食店に電話するとき、これだけは聞いとけ！

まず、これは反省ポイント。飲食店に電話するときの三大質問をきっちりしておけば、後で焦ることもないです。

「この時間に配達可能か確認しておく」: 希望時間に合わせて配達してくれるかどうか、必ず確認。配達が遅れたことが一度あって、みんなの空腹が限界に…。
「概算金額を伝えておく」: 確定人数が決まらない場合でも、概算金額で進められるか聞いておくのがベスト。メニューによっては何人前を伝えると盛り付けの相談まで発展する。
「注文確定はいつまでか事前に確認しておく」: 締め切り時間を忘れずに確認。「2営業日前までに確定」など、店舗ごとにルールが違うことがあるので要注意。ちなみに、一度締め切りを忘れて大慌てした経験あり…。

参加者の食事制限、これも反省ポイント。ベジタリアンやアレルギー対応ができてなかったことで、一部の人に迷惑をかけてしまったことが…。事前にアンケートを取って食事制限を把握するのは大事。個包装の食事なら、こういったトラブルも回避しやすいのでオススメです。

個人的に大好きなピザや寿司も、大人数になると場所取るし片付けも大変。ここで、必要な備品リストを事前に準備しておくと、当日焦らなくて済みます。例えば、以下のアイテムを忘れないようにしましょう。

これらを準備しておかなかったことでバタバタしたことがあるので、反省を込めて。

交通状況や混雑で配達が遅れることはよくあるので、30分程度のバッファを持たせておくこと。配達が遅れて「まだ？」って言われたときの焦りは忘れられない…反省です。

20人以上のイベントになると、食べ物を置くテーブルスペースや動線も大事。混雑しないように工夫しないと、当日会場がごちゃごちゃして大変なことになります。動線設計も忘れずに。

予備の食事を用意してなかったことで、急な参加者増加に対応できなかった反省も…。少し多めに注文することで安心感が増します。また、会場によってはゴミ回収を自分たちでやらなきゃいけない場合もあるので、分別のことも考えてゴミ袋も多めに準備すること

正直、このブログを読み終わった時に、「私は何屋なのだ？」ってなる人が少なからずいると思います。新入社員の時の花見や忘年会企画をやっていた謙虚な時の心に戻って対応します。